こんにちは、すっとんです。
筆者は以前から、生産性を高めるために必要なタスク管理などについてご紹介してきました。
がしかし、これらのタスク管理には１つ大きな欠点があることに筆者は最近気付きました。
この欠点に気付かずに今まで過ごしてきた結果、生産性を高めようと努力したにも関わらず、逆に生産性が落ちるという悪循環になっていたのです。
タスク管理の欠点
先般説明したタスク管理、例えばGTD（Getting Things Done）は、ライフハッカー界では定番中の定番、タスク管理の王道と言っても過言でははないタスク管理術の１つです。
また、他のどのタスク管理術においても実はそれほど大きな違いはなく、大まかな手順としては
①タスクの洗い出し（タスクを書き出す）
②タスクの振り分け（今日やるか？明日やるか？など）
③タスクの実行
というものが通例です。
しかしこれらのタスク管理術には、１つ大きな欠点があるのです。
それは、「見積もり」です。
上記で言うところの、②ですね。
例えば洗い出したタスクのうち、今日行うタスクをどれにするか考えるとしましょう。
- 自身が使える時間はどれくらいか？
- 自身の作業効率はどの程度か？
- 今日中にやらなければならないタスクはどれか？
を考えながら、今日どれだけのタスクをこなせるのか見積もりをしていくわけですが…
あなたは自分のタスク消化能力をどれだけ把握していますか？
大抵の場合、自身のタスク消化能力は過大評価されがちです。
見積もりをする段階ではなんだかいくらでもこなせてしまいそうな、万能感のある感情になりがちなのが人の心というもの。
「今日は３時間自由に使えるから、これだけ出来るだろう」と、冷静に考えれば到底こなせる量ではないタスクを詰め込んでしまうのです。
また一方で、「今日これだけのタスクをこなさないと明日大変なことになる」と、自身のタスク消化能力を無視した見積もり方法もありがちなパターンです。
いずれの場合も、到底こなせるはずのないタスク量を積んでしまう、「誤った見積もり」をしてしまいがちなのがタスク管理術の欠点です。
（また残念なことに、肝心要なこの「見積もり」部分には、有効なタスク管理術のテクニックがないのです。）
見積もりを誤ったことによる悪影響
さて、では実際に誤った見積もりによって大量のタスクが積まれた「今日」を過ごそうとした場合、どのようなことが起こるのでしょうか。
その結果はとても単純です。
「自分は、自分で見積もったタスク量もこなせないダメなやつだ」と自信を失うのです。
自信を失うだけならまだしも、「タスク管理しても自分にはどうせこなせない」と、せっかくトライしたタスク管理そのものをやめてしまうという事態に発展することも。
こういった経験、実は多くの人にあるのではないでしょうか？
そうなるともはや、生産性を高めようとして行ったタスク管理術が、逆に生産性を落としてしまうということになってしまうのです。
ではどうすれば良いのでしょうか。
生産性を放棄する
そうです、「生産性を高める」ためにタスク管理を行うのです。
ですが、先般説明した通り大概の人はタスク管理を行おうとすると自身を過大評価したり、能力に見合わないタスク量を積んでこなせず、自信を喪失してしまいます。
そこでオススメしたいのが、「生産性を放棄する」という考え方です。
悪く言えば、「自身を過小評価する」と言い換えられるかもしれません。
人は誰しも、一人でこなせるタスク量はたかが知れています。
単純作業はもちろんのこと、例えば「電話して要件を伝える」という一見すると簡単なタスクも、相手が目上の人や苦手な人であれば緊張してなかなか電話をすることができないなんてことはよくあることでしょう。
そこで、「生産性を放棄する」のです。
どうせ出来ないのだから、１つでもタスクを消化できたら出来たら上等、と考えるのです。
つまり、「タスクは１つもこなせなくて当たり前」という土俵に立ち、その上でタスクを実施してみて、もし１つでも消化できたら大成功！と自分を大いに褒め称えるのです。
これは結果として、「タスクを大量に詰め込んだ今日」を悶々と過ごす自分よりも、「タスクなんてこなせなくて当たり前という今日」を晴々と過ごす自分のほうが気持ちに余裕ができ、多くのタスク消化につながります。
それはつまり、生産性を放棄するという考え方が、実は生産性を高めるというということになるわけです。
筆者自身、上記の方法は特に「やる気のでない日」に実践しています。
誰でもそうだとは思いますが、日によってやる気がでる日/でない日が様々なグラデーションで存在しますよね。
そんな中でもとりわけ「やる気がでない日」についていっそ生産性を放棄した視点で仕事をこなすと、実はやる気がある日よりも多くのタスクをこなしていたなんてことがザラにありました。
まとめ
本日は、生産性に関するマインドセットのご紹介をしました。
ご紹介した通り、人は自身を過大評価しがちですし、またそれによって引き起こされる現実とのギャップに自信を失って生産性を下げてしまうことが多くあります。
いっそ、ゼロベースの視点に立ってみるというのも１つの手段かと思います。
ぜひトライしてみてください。
では今日はこのへんで！